E-Mail-Archivierung

An der Hochschule Fulda kommt eine E-Mailarchivierungslösung der Firma Opentext zum Einsatz. Ziel der E-Mail-Archivierung ist es die Mailinfrastruktur zu entlasten und im Falle einer Migration zu einer anderen Groupwarelösung die Migration zu vereinfachen.

Erste Informationen hierzu aus dem Intranet und weitere Tipps zur Postfachpflege können sie jeweils in den verlinkten Beiträgen finden.

Häufig gestellte Fragen zur E-Mail-Archivierung

Wie kann ich das E-Mail-Archiv erreichen?

Das Mailarchiv ist erreichbar via Browser unter: https://mailarchiv.hs-fulda.de

Ist eine app für mobile Endgeräte verfügbar?

Es steht eine mobile App für iOS und Android zur Verfügung. Die URL in der app ist wie folgt anzugeben: https://mailarchiv.hs-fulda.de/RetainServer/

Nach welcher Zeit werden E-Mails archiviert?

Nachrichten werden 90 Tage nach Erhalt in das Archivsystem aufgenommen.

Kann ich Nachrichten in meinem persönlichen Archiv löschen?

Ja, es ist möglich Nachrichten aus dem Archiv zu löschen. Gelöschte Nachrichten sind dann unwiederbringlich gelöscht.

Wer hat Zugriff auf das Archivsystem?

Auf Ihr persönliches Archiv haben nur Sie Zugriff.

Werden Ordnerstrukturen aus GroupWise übernommen?

Ja, Ordnerstrukturen werden aus GroupWise übernommen und auch so im Archiv-System abgebildet.

Werden Nachrichten im GroupWise verschoben, wie ist das Verhalten im Archiv-System?

Eine Nachricht wird nach dem Zeitpunkt der Archivierung (90 Tage) ins Archiv-System übertragen und befindet sich am gleichen Ort wie zum Zeitpunkt der Archivierung. Ändert man im GroupWise diesen Ort nach erstmaliger Archivierung wird diese Änderung nicht im Archiv-System übernommen. Dort ist es mögliche Nachrichten via Suchfunktion zu lokalisieren.

Wie lange werden Nachrichten im Archiv-System vorgehalten?

Zunächst werden die Nachrichten unbefristet aufgehoben. Es wäre jedoch möglich über Archiv-Richtlinien bestimmte fristen einzustellen.

Werden Funktionsaccounts archiviert?

Ja

Wie lange werden Nachrichten in GroupWise verfügbar sein?

Es ist geplant, künftig Nachrichten bis zu einem Alter von 2 Jahren im GroupWise vorzuhalten. Nachrichten die älter sind, werden dann lediglich im Archiv-System zu finden sein.

Gibt es einen Unterschied zwischen Mailbox und persönlicher Mailbox?

Nein, gleiche Bedeutung - unterschiedliche Ausdrucksweise

Betrifft die Archivierung nur die Mailbox oder auch den Aktenschrank?

Der Aktenschrank und alle Unterordner werden auch in das Archiv-System übertragen.

Ist eine übergreifende Suche von GroupWise und Archiv-System möglich?

Ja, in der Suchmaske des GroupWise Cliet kann man über die Ordnerauswahl das persönliche, externe Archiv mit auswählen und somit ist eine übergreifende Suche möglich.